茌平县交通运输局行政执法案卷管理制度

根据《山东省行政程序规定》、《山东省行政执法监督条

例》《山东省行政处罚档案整理规范》、《山东省行政许可档案管理办法》整理等有关规定，制定本规范。

本《规范》两部分：第一部分为行政执法案件法律文书制作规范，包括行 政执法程序中立案登记、调查取证、审查决定、送达执行等 执法文书制作规范以及入档规范的一般要求；第二部分为行政执法案卷归档整理规范，包括案卷封面编制、卷内目录的编制、卷内文件的排列、卷内备考表的编制、卷内文件页号的编写、档号编制、档案装订、行政许可。档案保管期限等

第一部分：行政执法案件法律文书制作规范

八个项目。具体内容如下：

一、立案登记

1、立案登记表案情记载清楚，登记时间清晰准确

2、立案审批表记载当事人姓名（名称）、基本违法事实

和依据、承办机构意见、审核意见、行政机关负责人审批意

见明确、齐全

3、立案部门日期签章完整

二、调查取证

- 2 -1、检查（勘验）笔录

（1）基本内容记录清楚，检查（勘验）时间记载清晰

准确

（2）被检查人对检查（勘验）笔录的意见和签名（用

章）完整、清晰；被检查人不在现场或拒绝签名的，应有见

证人或两名以上执法人员签名并说明原因。

2、询问笔录

（1）笔录的基本内容记录清楚，一份询问笔录针对一

个被询问人

（2）笔录中记载有两名执法人员签名和执法证件编码

信息（视为出示执法证件）

（3）笔录超过两页的，执法人员应让被询问人逐页签

字；被询问人拒绝签名的，应有两名以上执法人员签名并说

明原因

（4）笔录有完整日期和签章

3、调查取证文书和鉴定文书

（1）基本内容记录清楚，时间清晰准确

（2）调查取证采取现行登记保存措施的，须经行政机

关负责人批准并在法定期限内作出处理决定

（3）鉴定有明确的结论性意见、完整的日期和签章

三、审查决定

- 3 -1、案件审理文书

（1）案由和当事人情况记载准确，违法事实记录完整，

处理决定依据明确

（2）案件审理意见、审批意见明确

（3）有完整的日期和签章

2、行政决定事先告知书

（1）当事人的基本情况记载准确，并载明违法事实和

法律依据

（2）明确告知当事人行使陈述权、申辩权和要求听证

权的期限

（3）有完整的日期和签章

3、行政执法听证告知书（亦可随行政执法事先告知书

一并告知）

（1）当事人主要违法事实和理由

（2）拟作出行政决定的依据、种类、数额等

（3）告知当事人听证权利

4、行政执法听证通知书

（1）基本内容记录清楚，有明确的时间、地点和签章

（1 分）

（2）明确告知听证主持人的姓名和要求回避的权利，

告知当事人无故不按时参加听证视为放弃听证权

5、听证笔录

- 4 -（1）载明听证主持人、记录人、当事人、代理人、案

件调查人员基本情况

（2）载明当事人对案件涉及的事实、证据、依据方面

的陈述和申辩内容

6、行政执法决定审批表

（1）案由和当事人情况记载准确，违法事实记录完整，

处理决定依据明确

（2）案件审理意见、审批意见明确（重大行政执法案

件应包括：承办机构意见、法制审核意见、行政机关负责人

审批意见）

（3）有完整日期和签章

7、行政执法决定书

（1）当事人基本情况（公民姓名、性别、年龄或身份

证号、住址、联系方式；法人单位名称、住址、法定代表人）

完整

（2）行政执法决定书违法事实认定情况以及说明证据

采信理由、依据选择理由和行政裁量理由说明情况（依据《山

东省行政程序规定》第八十七条规定，可以不说明理由的除

外）；对当事人的陈述、申辩理由是否采纳情况

（3）行政执法决定的履行方式和期限（

（4）申请行政复议或提起行政诉讼的途径和期限告知

正确（2015 年 5 月 1 日起，行政诉讼法定期限为 6 个月）

（5）有完整准确的日期和签章

8、责令（限期）改正通知书

（1）当事人基本信息和主要违法事实

（2）违反法律、法规和规章的主要依据

（3）责令限期改正的时间及逾期不履行通知的法律责

任

四、送达执行

1、送达回证

（1）载明送达文书名称

（2）载明受送达人名称（姓名），载明送达时间地点

（3）有两名以上送达人签名、收件人签 名

2、行政事业性收费及罚没款（物）票据

（1）收费、罚没票据上有关机关签章完整

（2）使用合法票据、交款期限正确，无先于执法决定

现象

3、行政强制执行申请文书

（1）案件名称准确、被申请人基本情况清楚

（2）申请执行项目准确，案情叙述准确、理由充分、

材料齐备

（3）审批申请文书的流程材料齐全完整

- 6 -4、结案审批表（报告）

（1）载明结案理由、执法决定执行情况等（未执行部

门应说明）

（2）案件调查人员结案意见及签名、日期完整

（3）行政机关负责人同意结案的意见、签名、日期完

整

五、执法期限

1、法定期限或承诺期限内不能因法定理由或其他正当理

由不履行法定职责。

2、法定期限或承诺期限内不能因因法定理由或其他正当理

由拖延履行法定职责责。

六、文书归档

（1）执法案卷应采用“一案一卷、一卷一号”原则，

并使用规范统一的卷宗封面

（2）卷首目录和卷末备考表填写规范

（3）卷内文字应当打印或使用碳素墨水、蓝黑墨水书

写

（4）卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码

（5）案卷线状，卷内无金属物类档案材料

（6）复印件存档的，需手写或加盖“与原本核对无误”

章并由审核人签字