朝阳小学采购管理内部控制制度(试行)

第一章  总  则

第一条  为了规范学校采购行为，提高学校采购效率，明确岗位职责，有效降低采购成本，满足学校对优质资源的需求，维护公开、公平、公正的市场竞争环境，根据有关法律、法规规定，结合我校实际，制定本制度。

第二条  学校总务处、教务处、政教处、办公室等部门，为履行其职能或为师生教育教学服务，使用财政性资金获取货物、工程和服务的，适用本制度。

第三条 学校采购实行集中采购和分散采购相结合，采购项目必须严格执行相关审批、核准、备案管理等基本程序。

第二章  管理机构

第四条  成立学校采购领导小组，由学校校长任组长,副组长由校委会成员组成,成员由总务处、教务处、政教处、办公室等部门人员和教师代表组成。领导小组组长对学校采购负总责，具体事务由总务处牵头组织开展。

第五条学校采购领导小组的主要职责是:传达上级有关文件精神，对各部门的采购申请进行审批，对部门采购行为实行过程监督检查，对发现的问题及时进行纠正，调查处理交易活动的投诉和纠纷。

第三章  岗位设置及职责

第六条  实施归口管理，明确岗位职责。学校应当明确采购管理领域内部控制的决策、管理、执行、监督各块的职责。明确财务室为管理部门，总务处、教务处、政教处、办公室等部门为采购执行部门。财务室应当牵头建立本单位政府采购内部控制制度，明确学校部门在采购工作中的职责与分工，建立政府采购与预算、财务(资金)、资产、使用等业务机构或岗位之间沟通协调的工作机制，共同做好编制政府采购预算和实施计划、确定采购需求、组织采购活动、履约验收、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等工作。

第七条  强化内部监督。学校充分发挥工会部门、教师代表和家委会的监督作用，畅通问题反馈和受理渠道，有效分析、预判、管理、处置风险事项。

第八条  合理设岗，强化权责对应。合理设置岗位，明确岗位职责、权限和责任主体，细化各流程、各环节的工作要求和执行标准。

(一)界定岗位职责。学校应当结合自身特点，对照政府采购法律、法规、规章及制度规定，认真梳理不同环节、岗位需要重点控制的风险事项，划分风险等级，建立制度规则、加强风险事项管控，合理确定岗位职责。

(二)不相容岗位分离。学校应当建立岗位间的制衡机制，特殊环节涉及的岗位应由不同的人员担任:1.申请采购部门(采购需求编制岗位及人员与采购需求内部审核岗位及人员);2.审批部门(采购文件编制岗位及人员与采购文件的复审、审核的岗位及人员);3.采购(采购合同签订岗位及人员与采购验收的岗位及人员);4.验收登记(采购验收岗位及人员与资产管理的岗位及人员)。

(三)相关业务多人参与。采购人、集中采购机构对于评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务，原则上应当由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。

第四章 政府采购业务管理

第九条  学校使用财政性资金采购的货物、工程和服务都属于政府采购范围，必须执行政府采购制度。在依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务报教体局执行集中采购，对集中采购目录以外或者采购限额标准以下的货物、工程和服务执行分散采购。

分散采购分如下情况:

1、单次采购金额在2万元以下项目可以直接采购，尽量在聊城市采购中心网上商城采购。

2、单次采购金额预算金额在2万元以上3万元以下的项目，尽量在聊城市采购中心网上商城采购。不能在网上商城采购的要求三家供应商参与比价或招标采购;

3、单次采购金额预算价格在3万元以上20万元以下的项目应报教体局采购中心审批备案，按教体局要求进行采购;

如教体局同意自行采购的，3万元以上5万元以下的项目建议委托代理机构进行询价采购。如教体局报备限额有变化，执行教体局规定。

4、单次采购金额预算价格在20万元以上的项目上报教体局采购中心，由教体局统一采购。

5、教体局采购中心需要部门集中采购的项目，按其要求上报采购。

6、涉及防疫、安全、迎检和上级责令限期整改等应急项目，3万元以下的报校长办公会通过后，可直接采购。

7、不宜计量进行采购的维修项目，金额较大时，建议出具审计报告。

第十条  委托代理机构进行采购的项目，订立及履行采购合同，验收，结算。学校与采购代理机构依法签订政府采购委托代理协议，明确代理采购的范围、权限和期限等具体事项。采购代理机构应当严格按照委托代理协议开展采购活动，不得超越代理权限。根据要求编制招标文件、组织开标。实施采购、组织验收。验收无误后按照采购合同进行结算。

第十一条  政府采购服务管理。学校根据年初预算安排，在财政部门制定的本级政府购买服务指导性目录内，按照财政部、民政部、工商总局制定的《政府购买服务管理办法(暂行)》(财综〔2014〕96号)执行。

第十二条  进口产品政府采购。符合《中华人民共和国政府采购法》《财政部关于印发<政府采购进口产品管理办法>的通知》等有关法律、法规规定，确需采购进口产品的，应当事先按上级文件要求提交申报材料，经批准后，方可依法开展政府采购活动。国家及市政府有其他规定的，从其规定。学校原则上不采购进口商品。

第十三条  采购验收管理。采购结束，学校应组织使用部门、资产管理部门等相关人员成立验收小组，进行检查验收。

第十四条  采购质疑答复与投诉管理。采购过程中出现供应商质疑和投诉，应按《政府采购质疑和投诉办法》(中华人民共和国财政部令第94号)解决，采购人负责供应商质疑答复，供应商投诉由上级部门依法处理。

第五章 风险评估及内控目标

第十五条  明确责任主体。政府采购工作组织结构设置应遵循统一领导、分级管理、目标一致、权责分明的原则。总务处为组织实施政府采购项目的责任部门，负责需要办理政府采购项目的具体事项。每个采购项目都要确定具体负责人，以明确项目风险和切实做好内部控制，确保内控制度有效施行。

第十六条  内控目标。以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位。

第六章 附则

第十七条  本制度自2022年11月执行。

第十八条  本制度由学校负责解释。

附件1:朝阳小学物品采购报审流程

附件2:朝阳小学采购领导小组

朝阳小学物品采购操作说明

为了提高学校采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足学校对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本说明。

一、采购及其规定

(一)采购申请单的要素

1. 申请采购的用途;

2. 申请采购的物品名称;

3. 申请采购的物品数量;

4.申请采购的物品规格;

5.不常见申请采购物品的样品、图片或详细参数资料;

6.采购申请单申请人签字;

7.申请采购部门负责人签字;

8. 后勤副校长审核签字;

9.校长审核签字。

(二)采购申请单及其提报规定

1.采购申请单应按照要素填写完整、清晰 ，各部门分管领导审核批准签字后由各部门采购员把申请单电子版及纸质版(一式两份)交总务主任处，一份留档，一份放入报销单据中。涉及的申请采购数量过多时，可以附件清单的形式进行提交。

2.申请采购部门在提报采购申请单后，后勤副校长根据学校经费情况审核签字后再向校长处审核签字。

3.采购预估总金额1000元以下，由后勤副校长审批，总务处负责购置;预估总金额1000元至5000元，后勤副校长审批签字后，再报校长签字，总务处联合申请部门人员至少2人集体购置;5000元至10000元，除以上审批程序外，由总务处牵头，组成至少3人小组集体购置(至少含一名校委会成员或支部成员)。

办公用品，每学期开学前七日内，各部门报相关必需办公用品，各部门分管负责人签字后，交由总务处汇总，后勤副校长审核后，报校长审批集中购置。原则上每学期申报一次。

4.如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请采购部门必须作出书面说明。

二、询价及其规定

(一)询价应认真审阅采购申请单的品名、规格、数量、名称及其技术要求，遇到问题应及时的与申请采购部门沟通。

(二)属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。

(三)对于紧急申请采购项目应优先处理。

(四)对同样规格的物品进行询价时，需比对2-3家供应商，并与申请采购部门进行协调，在同等质量的前提下，选取价低者。

(五)询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。

(六)询价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我学校所需物资和项目的能力。

(七)询价采购或招标采购应按照规定的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价。

(八)在询价时遇到特殊情况应书面报请学校领导批示。

三、比价、议价

(一)对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。

(二)对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。

(三)收到供应单位第一次报价或进行开标后应向学校领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

(四)重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。

(五)参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。

四、合同的签订

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

(一)合同正文应包含的要素

1.合同名称、签订时间、签订地点;

2.采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分;

3.包装要求;

4.合同总额应含税，含运达学校的总价，特殊情况(如有的货物可以在合同中明确界定清楚卸货、搬运、安装、调试等费用)应注明;

5.付款方式;

6.交货日期;

7.质量保证期;

8.质量要求及规范;

9.违约责任和解决纠纷的办法;

10.供需方的信息;

11.其他约定。

(二)合同签订

1.如涉及到技术问题及学校机密的，注意保密责任;

2.拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;

3.为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单;

4.遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点;

5.质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期;

6.详细约定发票的提供时间及要求;

7.针对不同的合同约定不同的付款方式;

8.与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款(多留质量保证金，一般5%);

9.违约责任一定要详细、具体;

10.合同签定应按照规定格式对合同初稿进行巡签审查;

11.合同巡签审查通过后应由学校领导签字，加盖学校公章方可生效;

12.签订的所有合同应及时报送财务部门(备查及付款)。

五、付款及合同执行

(一)付款规定

1.所有已签订合同付款时应参照学校的相关规定执行;

2.按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;

(二)合同执行

1.已签订合同由总务处项目负责人负责跟进，由总务处负责人进行监督，如出现问题，总务处应及时提出建议或补救措施，并及时通知申请采购部门及学校领导;

2.已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约;

3.合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

六、验收与入库

1.学校所有的采购物品，入库前均应通过使用部门的检验或验收;

2.申请采购部门已经验收的产品应及时进入总务仓库，并及时登记入库，领取时登记出库;

3.采购固定资产时，应由资产管理员完成登记签号等手续。

附件1:

朝阳小学物品采购报审流程

1. 需求部门及教师填写申请单。

2. 需求部门负责人审核签字。

3. 将申请单交至总务主任处，由后勤副校长根据学校经费情况，审核批准签字。

4. 总务处报校长批准签字。

5. 总务处协同各部门人员采购。

6. 物品采购后，先入库，再出库。总务处管理人员入库签字，采购部门人员出库签字，领取物品。

朝阳小学采购领导小组

组  长:刘伯临

副组长:马海涛  黄  伟  王洪盈

杨晶晶  白  雪  王建哲

成  员:

李  凌    崔  珊    杜欢欢

赵莹莹    刘  峰    李  惠

刘宗敏    高德虎    李亚男

张俊英    崔文秀   朱元元